Tietosuojaseloste työntekijöille
Päivitetty viimeksi: 8.2020
JOHDANTO
Celltrion Healthcare Co., Ltd. (jäljempänä ”Celltrion Healthcare” tai ”me”) ja yhtiön tytäryhtiöt/haarat tarjoavat tämän tietosuojaselosteen, jonka tarkoituksena on kertoa keitä me olemme ja miten me keräämme, jaamme ja käytämme henkilötietojasi – eli työntekijöiden henkilötietoja – ja miten voit käyttää yksityisyyden suojaa koskevia oikeuksiasi. Jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita liittyen henkilötietojesi käyttöön tai jos haluat käyttää omia oikeuksiasi – mukaan lukien henkilötietojesi käsittely tässä kuvatulla tavalla, mutta siihen rajoittumatta – ota meihin yhteyttä tämän tietosuojaselosteen lopussa mainittuja yhteystietoja käyttäen.
Celltrion Healthcare tekee parhaansa yksityisyytesi suojaamiseksi.
KEITÄ ME OLEMME
Celltrion Healthcare on globaali lääkealan yritys, jonka emoyhtiö toimii Incheonissa, Etelä-Koreassa. Katso lisätietoa meistä verkkosivustoltamme osoitteesta https://www.celltrionhealthcare.com
HENKILÖTIEDOT
”Henkilötiedot” tarkoittavat mitä tahansa tietoja, joiden perusteella henkilö on tunnistettavissa tai jotka koskevat tunnistettavissa olevaa henkilöä. Arkaluonteisemmille henkilötiedoille on olemassa ”erikoisluokkia”, joissa vaaditaan entistä tarkempaa tietojen suojausta.
Voimme kerätä ja käyttää esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:
• nimi, osoite, yhteystiedot, kuten sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot, syntymäaika ja sukupuoli
• työsuhdetta koskevat tiedot ja ehdot
• tiedot tutkinnoista, taidoista, kokemuksesta, koulutuksesta ja työhistoriasta (mukaan lukien asevelvollisuus, kuten varusmiespalvelus), mukaan lukien alkamis- ja päättymispäivä, aikaisemmat työnantajat ja organisaatiot
• tiedot palkasta ja sisältyvistä etuuksista, kuten eläkkeistä ja vakuutusturvasta
• pankkitiliä koskevat tiedot ja henkilötunnus
• tiedot siviilisäädystä, lähimmästä omaisesta, huollettavista ja hätäyhteyshenkilöt
• tiedot kansalaisuudesta ja oikeudesta työskennellä maassa, joissa työpaikka sijaitsee
• tiedot aikatauluista (työpäivät ja työajat) ja työssäkäynnistä
• tiedot poissaloista työstä, kuten lomat, sairauspoissaolot, perhesyistä johtuvat poissaolot ja muut poissaolot sekä syyt poissaoloihin
• tiedot sinua koskevista kurinpitomenettelyistä tai valituksista, kuten mahdolliset sinulle annetut varoitukset ja/tai niihin liittyvä viestintä tai
• suorituskyvyn arviointi, kuten erilaiset arvioinnit, suorituskyvyn tarkastukset, suorituskyvyn parantamista koskevat suunnitelmat ja niihin liittyvä viestintä.
Voimme myös kerätä, tallentaa ja käyttää ”tunnistettavissa olevia henkilötietoja” (kuten ajokortin numero, passin numero ja henkilötunnus) sekä seuraavia arkaluonteisten henkilötietojen ”erikoisluokkien” tietoja, joita ovat mm. seuraavat:
• terveydentilaa koskevat tiedot, kuten tiedot sinulla mahdollisesti olevista vammoista tai siitä, että sinulla ei ole vammoja, joista johtuen organisaation on tehtävä kohtuullisia muutoksia
• seurantatiedot, joiden avulla voimme ylläpitää oikeudenmukaisia ja tasa-arvoisia mahdollisuuksia, mukaan lukien tiedot etnisestä alkuperästä, seksuaalisesta suuntautumisesta, terveydestä ja uskonnollisesta vakaumuksesta tai elämänkatsomuksesta tai
• biometriset tiedot, kuten sormenjäljet, käden geometria ja näytteet.
Henkilötietojasi voidaan kerätä useista eri lähteistä, joita ovat esimerkiksi hakulomakkeet tai CV:t, passi ja muut henkilöasiakirjat, työsuhteen alussa tai työsuhteen aikana täyttämäsi asiakirjat, mahdollinen kanssasi käyty yhteydenpito, haastattelut, tapaamiset tai muut arvioinnit.
Lisäksi keräämme henkilötietojasi kolmansilta osapuolilta, kuten aikaisempien työnantajiesi antamista suosituksista ja työtäsi koskevista tiedoista, joita saamme työntekijöiden taustojen tarkastuksia tekeviltä tahoilta.
Jos luovutat meille muihin henkilöihin liittyviä henkilötietoja tai annat meille luvan kerätä näitä tietoja, sinulla on oltava asianmukaisten lakien mukainen lupa tehdä niin.
Yleensä käytämme keräämiämme henkilötietoja ainoastaan tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin. Jos keräämme tietoja muihin tarkoituksiin, kerromme asiasta sinulle silloin, kun keräämme kyseisiä tietoja. Voimme kuitenkin käyttää henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, jotka ovat yhteensopivia sinulle kertomiemme tarkoitusten kanssa, jos tämä on sallittu asianmukaisten tietosuojalakien nojalla.
MITEN KÄYTÄMME HENKILÖTIETOJA
Käytämme henkilötietoja esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:
• työsuhteen hallintaan
• sopimusvelvoitteidemme täyttämiseen työsopimuksesi mukaisesti tai
• lakisääteisten ja oikeudellisten velvoitteidemme täyttämiseen.
Käytämme henkilötietoja myös tarpeen mukaan oikeutettujen etujemme nojalla emmekä ohita tietosuojaasi tai omia perusoikeuksiasi tai vapauksiasi missään vaiheessa ennen työsuhteesi alkua, sen aikana tai sen päätyttyä.
Sopimusvelvoitteitamme ovat mm. seuraavat:
• työsopimuksen mukaiset maksut tai
• hallinta ja käyttö (kuten edut, verot, eläke ja vakuutus).
Lakisääteisiä/oikeudellisia velvoitteitamme ovat mm. seuraavat:
• työntekijän oikeuden tarkastus työskennellä maassa, joissa työpaikka sijaitsee tai
• työlainsäädännön ja muiden työsuhteita koskevien asianmukaisten lakien noudattaminen.
Oikeutettuja etujamme ovat mm. seuraavat:
• rekrytointi- ja promootioprosessien suorittaminen
• täsmällisten ja ajantasaisten työsuhdetietojen ylläpitäminen (mukaan lukien tiedot yhteystiedoista hätätilanteissa) ja työtekijöiden sopimustietojen ja sääntömääräisiä oikeuksia koskevien tietojen ylläpitäminen
• kurinpitomenettelyiden ja valitusten kirjaaminen ylös, jotta voidaan varmistaa asianmukaisten menettelyiden noudattaminen työpaikalla
• työntekijän suorituksen ja niihin liittyvien prosessien kirjaaminen ylös urakehityksen, jatkon ja työvoiman hallinnan mahdollistamiseksi
• poissaolojen kirjaaminen ja poissaolojen hallintaan liittyvien toimenpiteiden suorittaminen, jotta voidaan varmistaa tehokas työvoiman hallinta ja että työntekijät saavat työstään asianmukaisen korvauksen tai muita etuja, joihin he ovat oikeutettuja
• työterveyttä koskevan neuvonnan saaminen, jotta voidaan varmistaa, että se on yksilöiden työtehtävät ja vammat huomioiden asianmukaista ja täyttää asianmukaisten lakien vaatimukset, ja sen varmistaminen, että työntekijät saavat työstään asianmukaisen korvauksen tai muut edut, joihin he ovat oikeutettuja
• muiden poissaolojen (kuten äitiysloman, isyysloman, vanhempainvapaan ja jaetun vanhempainvapaan) kirjaaminen, jotta voidaan varmistaa tehokas työvoiman hallinta ja että organisaatio täyttää velvollisuutensa liittyen työntekijöiden oikeuteen pitää vapaata ja että työntekijät saavat työstään asianmukaisen korvauksen tai muita etuja, joihin he ovat oikeutettuja
• tehokas yleinen henkilöstöresurssien ja liiketoiminnan hallinta
• suositusten antaminen pyydettäessä nykyisille tai aikaisemmille työntekijöille
• oikeusvaateisiin vastaaminen ja niiltä puolustautuminen tai
• tasa-arvon ylläpitäminen ja edistäminen työpaikalla.
Joitakin henkilötietojen erikoisluokkien tietoja, kuten terveydentilaa koskevia tietoja, käsitellään, jotta voidaan täyttää työlainsäädännössä määritetyt vaatimukset (koskien esimerkiksi työntekijöitä, joilla on jokin vamma).
Organisaatiossa käsitellään muita henkilötietojen erikoisluokkia, kuten tietoja, jotka liittyvät etniseen alkuperään, seksuaaliseen suuntautumiseen, terveyteen ja uskonnolliseen vakaumukseen tai elämänkatsomukseen; syynä tähän on tasa-arvoisten mahdollisuuksien toteutumisen seuranta. Tietoja, joita organisaatio käyttää tämänkaltaisiin tarkoituksiin, käsitellään nimettöminä. Työntekijät voivat päättää antavatko he näitä tietoja, eikä kieltäytymisestä tietoja luovuttamiseen ole mitään negatiivisia seurauksia.
Henkilötiedot säilytetään yrityksen henkilöstöhallinnan järjestelmissä ja IT-järjestelmissä.
MITEN LUOVUTAMME HENKILÖTIETOJA
Luovutamme henkilötietojasi vain silloin, kun se on ehdottoman välttämätöntä, seuraavasti:
• valituille työntekijöille (mukaan lukien esimiehesi ja HR-/GA-/talous-/kirjanpito-/IT-osastojen työntekijät, jotka kaikki ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen) ja tytäryhtiöillemme tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla tai
• palveluntarjoajille, jotka toimivat meidän ja tytäryhtiöidemme puolesta, kuten palkkojen käsittelyn palveluntarjoajille, matkatoimistoille ja IT-palveluiden ja tietojen ylläpitopalvelujen tarjoajille. Voimme jakaa tietojasi myös kolmansien osapuolten kanssa, jotta voimme saada työsuhdetta edeltäviä suosituksia muilta työnantajilta sekä työntekijöiden taustojen tarkastuksia tekeviltä tahoilta. Näillä kolmansilla osapuolilla on sopimuksen mukainen ja lakisääteinen henkilötietojasi koskeva salassapitovelvollisuus.
Käytämme ja luovutamme henkilötietojasi myös siten kuin näemme sen tarpeelliseksi tai asianmukaiseksi:
• (i) voidaksemme toimia asianmukaisten lakien sekä lakisääteisten valvonta- ja raportointivelvoitteidemme (mahdollisesti myös muiden maiden kuin asuinmaasi) mukaisesti, (ii) voidaksemme vastata sekä yleisiin kyselyihin että viranomaisilta (mahdollisesti myös muilta viranomaisilta kuin asuinmaasi viranomaisilta) tulleisiin kyselyihin, (iii) voidaksemme tehdä yhteistyötä lainvalvonnan kanssa tai (iv) muihin laillisiin tarkoituksiin.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUDELLINEN PERUSTA (vain Euroopan talousalueella asuvat työntekijät)
Jos käytät verkkosivustoa ja asut Euroopan talousalueella, oikeudellinen perusta henkilötietojen keräämiseen ja käyttöön yllä kuvatulla tavalla määräytyy henkilötietojen ja sen kontekstin mukaan, jossa niitä keräämme.
Yleensä kuitenkin keräämme henkilötietoja sinulta vain silloin, kun tiedot ovat tarpeen sopimuksen solmimiseksi kanssasi tai kun tietojen käsittely on oikeutettujen etujemme mukaista, eivätkä tietosuoja tai omat perusoikeutesi ohita tätä tietojen käsittelyä. Toisinaan meillä saattaa olla myös oikeudellinen velvoite henkilötietojen keräämiseen.
Jos pyydämme sinua luovuttamaan meille henkilötietojasi, koska lakisääteiset vaatimukset niin edellyttävät, kerromme asian selkeästi asianmukaisena ajankohtana ja kerromme myös, onko henkilötietojen luovuttaminen tässä tapauksessa pakollista (lisäksi kerromme mahdollisista seurauksista, joita tietojen luovuttamatta jättämisellä voi olla).
Samalla tavoin, jos keräämme ja käytämme henkilötietojasi oikeutettujen etujemme perusteella (tai mahdollisten kolmansien osapuolten vastaavien etujen), ilmoitamme asiasta sinulle ja kerromme, mistä oikeutetuista eduista kulloinkin on kyse.
Jos sinulla on kysyttävää tai jos haluat lisätietoa oikeudellisesta perustasta, jonka nojalla keräämme ja käytämme henkilötietojasi, ota meihin yhteyttä alla kohdassa ”OTA MEIHIN YHTEYTTÄ” mainittuja yhteystietoja käyttäen.
YKSILÖN OIKEUDET
Jos haluat tehdä meille pyynnön meille henkilöstöpäällikön kautta luovuttamiesi henkilötietojen tarkasteluun, korjaamiseen, päivittämiseen, estämiseen, rajoittamiseen tai poistamiseen tai jos haluat pyytää itsellesi henkilötiedoistasi elektronisessa muodossa olevan kopion voidaksesi toimittaa sen toiselle yritykselle, voit ottaa meihin yhteyttä ”OTA MEIHIN YHTEYTTÄ” -kohdassa kuvatulla tavalla. Vastaamme ilmoitukseesi asianmukaisten lakien mukaisesti.
Jos haluat tehdä muutoksia henkilötietoihisi, kerro meille yksityiskohtaisesti mitä tietoja haluat muuttaa tai poistaa tietokannastamme vai haluatko rajoittaa tietojesi käyttöä. Meidän on mahdollisesti varmennettava henkilöllisyytesi ennen pyyntösi toteuttamista. Teemme parhaamme voidaksemme vastata pyyntöösi mahdollisimman nopeasti.
Kun sinua pyydetään luovuttamaan henkilötietojasi, voit kieltäytyä luovuttamasta niitä. Jos et luovuta meille tarvittavia henkilötietoja, emme välttämättä pysty tarjoamaan sinulle pyydettyjä palveluita.
Huomaa, että meidän on mahdollisesti säilytettävä tiettyjä henkilötietoja, koska meidän on kirjattava tietojasi tekemiisi kyselyihin ja niihin annettuihin vastauksiin liittyen.
TIETOTURVA
Käytämme asianmukaisia organisatorisia, teknisiä ja hallinnollisia menetelmiä henkilötietojesi suojaamiseen. Tähän kuuluu henkilötietojesi salaus niiden siirron ja säilytyksen aikana.
TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin se on tarpeen tai sallittu riippuen siitä mihin tarkoituksiin tiedot kerättiin ja kuten tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu. Kriteereitä, joiden perusteella määritämme tietojen säilytysajat ovat mm. seuraavat: (i) ajanjakson kesto, jonka ajan olet meihin työsuhteessa; (ii) sitooko meitä jokin lakisääteinen velvoite (kuten työsuhdetta ja palkanmaksua koskevien tietojen säilyttäminen); (iii) onko tietojen säilyttäminen suotavaa oikeusasemamme kannalta (esimerkiksi työsopimuksen ehtojen täyttyminen, asianmukaiset tietojen vanhentumista koskevat säännökset, riita-asiat tai sääntelyyn liittyvä tutkinta).
Kun meillä ei ole enää perustelluista syistä johtuvaa tarvetta henkilötietojesi käsittelyyn, me joko poistamme tiedot tai muutamme ne nimettömiksi tai jos tämä ei ole mahdollista (jos henkilötietosi on esimerkiksi varmuuskopioitu arkistoon), säilytämme henkilötietosi turvallisesti ja estämme niiden myöhemmän käsittelyn, kunnes tiedot voidaan turvallisesti poistaa.
KANSAINVÄLISET TIEDONSIIRROT
Henkilötietojasi voidaan siirtää asuinmaasi ulkopuolelle ja niitä voidaan myös käsitellä asuinmaasi ulkopuolella. Näissä maissa mahdollisesti voimassaolevat tietosuojalait saattavat poiketa omassa maassasi voimassa olevista laeista.
Celltrion Healthcaren emoyhtiö toimii Incheonissa, Etelä-Koreassa. Voimme siirtää henkilötietojasi perustelluista syistä tytäryhtiöillemme ja kolmannen osapuolen palveluntarjoajille eri puolilla maailmaa.
Olemme kuitenkin suorittaneet asianmukaiset suojatoimenpiteet, joiden avulla voimme varmistaa, että henkilötiedot pysyvät suojattuina tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla. Näihin suojatoimenpiteisiin kuuluu Euroopan komission vakiosopimuslausekkeiden, jotka koskevat henkilötietojen siirtoa konsernin yritysten välillä, noudattaminen, mikä edellyttää, että kaikkien konsernin yritysten on suojattava kaikki käsittelemänsä Euroopan talousalueelta vastaanottamansa henkilötiedot Euroopan unionin tietosuojalakien mukaisesti.
Myös kolmannen osapuolen palveluntarjoajat ja yhteistyökumppanimme ovat toteuttaneet asianmukaiset suojatoimenpiteet. Lisätietoja ja vakiosopimuslausekkeemme ovat saatavissa pyydettäessä.
PÄIVITYKSET
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta ajoittain lakisääteisten, teknisten tai liiketoimintavaatimusten muuttuessa. Kun päivitämme tietosuojaselosteemme, suoritamme asianmukaiset toimenpiteet, jotta voimme ilmoittaa sinulle tekemistämme merkittävistä muutoksista. Pyydämme lupaasi kaikkiin tietosuojaselosteen oleellisiin muutoksiin, jos näin on asianmukaisten tietosuojalakien nojalla toimittava. Tämä tietosuojaseloste päivitettiin viimeksi edellä kohdassa ”Päivitetty viimeksi” ilmoitettuna päivänä.
OTA MEIHIN YHTEYTTÄ
Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelyyn liittyen, ota yhteyttä henkilöstöpäällikköösi tai tietosuojavastaavaamme seuraavia yhteistyötietoja käyttäen: DPO.CTHC@celltrionhc.com
Jos asut Euroopan talousalueella, voit myös ottaa yhteyttä EU-maiden / Euroopan talousalueen maiden asioista vastaavaan tietosuojavastaavaamme seuraavia yhteystietoja käyttäen: DPO@chaucer.com (Chaucer Consulting: 10 Lower Thames St, London EC3R 6EN, +44 (0) 203 141 8400).